Allmän information om Integration Grunddata

Integration grunddata innebär en automatisk överföring av de grundläggande data som behövs för schemaläggning och närliggande system.  Här beskrivs översiktligt strukturer och arbetssätt i Integration grunddata.

Dataflödet ändras

Informationsflödet av grunddata vänds

 

Från: Elevregister -> Schema -> Skola24

Till: Elevregister -> Skola24 -> Schema

 

Konsekvenser av det nya flödet

  • Nya elever och gruppändringar kommer till Skola24 och Schemavisaren direkt, även utan att schemat publiceras.
  • Alla data hör till ett verksamhetsår som är
    1 juli – 30 juni.

Elevregistret bestämmer vilka elever som går i 3B.

  • Integration varje natt

Schemaläggaren bestämmer placering av lektioner.

  • Publicering vid valfri tid

Inlästa data till schema från elevregister

Tabell – Lärare

  • signatur, personnummer, förnamn, efternamn, startdatum, slutdatum

Tabell – Elev

  • personnummer, förnamn, efternamn, klass, grupper

Tabell – Klass / Grupp

  • ID (klassens namn), elever, startdatum, slutdatum

Publicering stoppas om det finns fel

  • Välj Arkiv – Publicera aktuellt schema.
  • Publiceringsguiden visas.
    • Fel måste åtgärdas för att schemat ska kunna publiceras.
    • Varningar är bra att titta på, men hindrar inte publicering.

Alltid aktuell information

Få alltid koll på aktuell status med hjälp av Skola24:s importöversikt. 

  • Exporter till Skola24 går varje natt utan manuell hantering.
  • Giltighetstider i elevregistret blir viktiga i schemat
    • Startdatum och slutdatum begränsar schemaläggning
  • Namn på grupper och signaturer på lärare
    • Alla ID måste vara unika inom en ”skola” (schemaenhet)
  • Aviseringar på ändrad status via e-post
  •  

Allmän information

Vad innebär ett synkroniserat läge?

  • Ändringar kan bara göras i det system som äger posten.
  • Samma information sprids samtidigt till alla system.
  • Grupplaceringar som inte fungerar upptäcks direkt i schemat.
  • Lärare och grupper har giltighetstider. Schemaverktyget bevakar att de inte schemaläggs utanför dessa.

Vad blir annorlunda?

För Schemaläggaren

Innan ”Integration grunddata” aktiveras i schemat

  • Allt fungerar som förut, nya data kan registreras

När ”Integration grunddata” aktiveras

  • Ändringar i elevregistret kommer in nästa dag
  • Poster som skrivits in i schemat matchas baserat på ID.
  • Vissa delar av tabellerna blir låsta.

Friheten att registrera ”påhittade” uppgifter begränsas

  • Vissa data ägs av elevregistret: Elever, Lärare, Klasser mm
  • Publicering stoppas om inte data är i synk

Fördelar

  • Mindre manuellt arbete
  • Mindre risk för fel
  • Separerade läsår med olika data
  • Mindre frihet att skapa egna data
  • Ändringar i elevregister kommer in i schemat nästa dag

Elevadministratören

  • Exporter till Skola24 går varje natt utan manuell hantering.
  • Giltighetstider i elevregistret blir viktiga i schemat
    • Startdatum och slutdatum begränsar schemaläggning
  • Namn på grupper och signaturer på lärare
    • Alla ID måste vara unika inom en ”skola” (schemaenhet)
  • Behöver tänka på hur registreringar påverkar schemat.
  • Får snabb feedback när grupper inte fungerar i schemat.

Huvudmannen

  • Skolor jobbar mer lika när data från elevregistret styr mer.
  • Kortare tid till att alla system är i synk och har rätt data.

Lärare, elever, föräldrar

  • Korrekta uppgifter är snabbare på plats i alla system.
  • Mindre risk för fel i personuppgifter, kontaktuppgifter mm.

Exempel på inläst data

Urval av inlästa data till Skola24 från elevregister (Ej att betrakta som komplett teknisk dokumentation.)

 

Person

  • Personnummer, kön, förnamn, efternamn

Lärare

  • Personuppgifter (se person), E-post arbete signatur, startdatum, slutdatum

Personal förskola/fritids

  • Personuppgifter (se person), E-post arbete

Elev

  • Personuppgifter (se person), klass, grupper, skolenhet, årskurs, E-postadress skola.

Vårdnadshavare

  • Personuppgifter (se person), Mobilnummer, E- postadress

Barn

  • Personuppgifter (se person)

Klass

  • ID (klassens namn), elever, startdatum, slutdatum

Grupp

  • ID (gruppens namn), elever, startdatum, slutdatum

Avdelning (fritids eller förskola)

  • Barn, startdatum, slutdatum

Skolor och skolenheter

  • Organisationstyp, skolenhetskod (om skolenhet)

Skolkontext

Organisationsdelar i elevregistret kopplas till skolor i Skola24. Behörig roll: Kommunadministratör.

Åtgärd av konflikter vid import

Konflikten kan oftast lösas i elevregistret genom att exempelvis:

  • ändra signatur för en lärare
  • ta bort en grupp som inte behövs
  • ändra namn på en klass
  • ändra datum för giltighet på en grupp, så att den får ett slutdatum som har passerat

Efter att en ändring har gjorts i elevregistret kan konflikten vara löst tidigast nästa dag.

I vissa fall ligger lösningen i att göra en schemaändring. Observera att konflikten kvarstår och har verksamhetspåverkan tills ett rättat schema publicerats.

Ett exempel med ungefärliga tider

:Läsårscykeln