Förberedelser

 

 

1. Åtgärder innan integrationen startas

När den automatiska integrationen mellan elevregistret och Skola24 aktiveras i er organisation kommer Skola24 regelbundet att uppdateras med data från elevregistret. Vissa saker bör åtgärdas redan innan den första uppdateringen sker. Den första uppdateringen är viktig eftersom det är då alla befintliga data i Skola24 ska matchas med data från elevregistret. Efter denna synkronisering har alla matchade poster ett gemensamt bakomliggande ID vilket gör att förändringar av poster kan ske i elevregistret med bibehållen koppling till posten i Skola24.

Här listas åtgärder som bör göras redan innan den första automatiska importen från elevregistret till Skola24 skett.

1.1 Avdelningar, klasser och grupper med samma namn

I de flesta elevregister går det inte ge två avdelningar, klasser eller grupper samma namn om de tillhör samma skolenhet/organisation. Men i och med att flera skolenheter kan kopplas till en och samma skola i Skola24 kan det ändå förekomma dubbletter i importen till en skola.

Ett exempel på detta skulle kunna vara att en fritidsavdelning har elever från två skolenheter och att man har valt att i elevregistret ge fritidsavdelningarna i respektive skolenhet samma namn, för att sedan slå ihop dem i Skola24. Detta kommer inte att fungera i ett integrerat läge och det bästa är att göra en förändring innan integrationen startas. Samma sak gäller för grupper och klasser. Förändringen består i att ge alla avdelningar, grupper och klasser som ska till samma skola i Skola24 unika namn i elevregistret. Tänk även på att namnen behöver vara unika även om grupperna är av olika typer. En klass kan till exempel inte ha samma namn som en fritidsavdelningen eller undervisningsgrupp.

Om man vill behålla historiken för en post i Skola24 kan man börja med att bara ändra namn på den ena av posterna. På så sätt kommer den posten som behåller sitt namn i elevregistret matchas med befintlig post med samma namn i Skola24. Efter första synkroniseringen är det fritt fram att byta namn på alla poster i elevregistret.

1.2 Poster i schemats klasstabell som inte är klasser i elevregistret

Denna åtgärd kan göras både före och efter att första synkroniseringen är gjord, men för att minimera problemen rekommenderas att ändring görs innan integration grunddata slås på i schemat (se kommande avsnitt).

Kontrollera klasserna

Vilka klasser som finns på en skola styrs helt av de klasser som finns för det aktuella läsåret i elevregistret. Det är inte möjligt att i schemat ha egna ”påhittade” klasser som används för att exempelvis visa översikter eller något annat som schemaläggaren har behov av.

• Välj Tabell – Klass.
• Kontrollera klasserna och jämför med de klasser som finns i elevregistret.

Om schemat innehåller rader som inte är riktiga klasser behöver dessa tas bort eller göras om till grupper. En klass som inte är kopplad till tjänstefördelning eller lektioner kan tas bort. Om klassen inte kan tas bort därför att den används kan följande lösning vara till hjälp.

• Gör om klassen till en grupp med denna metod.
  • Ta fram systemfält i tabellerna genom att aktivera ”System” under ”Inställningar – Anpassa – Funktioner och menyer”.
  • Klicka på knappen Egenskaper i Tabell – Klass, välj fliken System och markera alternativet ”Är en klass”. Välj OK.
  • För klasser som ska bli grupper ändras värdet 1 till 0 i kolumnen ”Är en klass”.
  • Stäng Tabell – Klass och öppna Tabell – Grupp. I denna lista finns nu den tidigare klassen som har gjorts om till grupp.
  • I vissa fall vill schemaläggaren att gruppens schema ska visa alla lektioner för ingående elever. Detta kan lösas genom att markera alternativet ”Visa komplett schema” för gruppen.

1.3 Skolenheter

Skolenheter måste ha unika ID:n i Skola24. Använd därför skolenhetens officiella namn och åttasiffriga kod enligt Skolverkets skolenhetsregister. Skolenheter kan registreras i Skola24 i Administration – Rektorer (skolenheter) eller i Skola24 Schema under Tabell – Skolenhet. Publicering krävs för att en skolenhet registrerad i schemat ska synas i Skola24. Ta bort inaktuella och felaktiga skolenheter från tabellen innan integrationen aktiveras. Om skolenheter saknas i Skola24 behöver de inte läggas till före importen från elevregistret.

1.4 Förändrade ID:n och personnummer i elevregistret

Vid första automatiska importen av grunddata från elevregistret till Skola24 kommer poster att matchas på de ID:n de har i gränssnittet. För en grupp är det gruppens namn och för en person är det personnumret som används för matchning. För att rätt matchning ska ske vid första automatiska importen måste därför dessa ID:n vara samma i elevregistret och Skola24.

Det finns en risk att en person som har haft TF-nummer får ett nationellt personnummer i elevregistret, medan TF-numret ligger kvar i Skola24. Därför rekommenderar vi att man, strax innan första automatiska importen, kontrollerar att personnumren i elevregistret och Skola24 stämmer överens. Efter att första importen har gått kan ID:n bytas i elevregistret utan problem. Ändringen slår då igenom automatiskt även i Skola24.

1.5 Lärares signaturer och tjänstgöring

Lärare måste ha unika signaturer inom det som i Skola24 är en ”skola” med gemensamt schema. Kontrollera att samma signatur inte används för olika personer på skolenheter som ska ingå i samma skola i Skola24.

Rollen Lärare

Kontrollera även att alla som ska schemaläggas med rollen Lärare har en anställning eller tjänstgöring i elevregistret med en befattning som vid integrationen tolkas som rollen Lärare. Ett alternativ är att läraren i elevregistret får en aktivitet på den skola där del av tjänsten ska genomföras.

Personnummer i schemat

För att säkerställa korrekt matchning är det viktigt att alla lärare är registrerade med sitt personnummer i schemat. Ta fram kolumnen Personnummer i Tabell - Lärare och kontrollera att personnummer finns och är korrekt.

Välj Inställningar – Anpassa - Nationella alternativ, fliken Personnummer. Kontrollera att ”Sverige” är valt som format och att tom inmatning inte tillåts för lärare

2 Import av data till Skola24 databas

Redan innan integrationen har aktiverats i schemat kommer data att börja läsas in till Skola24 plattform från elevregistret. Importen körs varje natt, och på morgonen går det att kontrollera resultatet av importen i Skola24.

2.1 Information om importen

Kontrollera status för senaste import under Sammanställningar - Importöversikt. Användare med rollen Skoladministratör ser resultatet för sin skola. Kommunadministratör ser samtliga skolor och även övergripande information om status för hela importen.

• Välj Sammanställningar - Importöversikt.
• Översikten visar om import har genomförts och tidpunkter för de senaste importerna. En import som inte har kunnat genomföras visas med röd färgmarkering.
• Översikten visar Varningar och Fel. 
  • Varningar visar på sådant som skulle kunna leda till problem, och det är därför lämpligt att kontrollera uppgifterna.
  • Fel visar om vissa uppgifter saknas vid importen, eller om det finns konflikter som gör att vissa data inte kan läsas in korrekt.

2.2 Åtgärda fel

Om Fel visas i importöversikten betyder det att vissa data inte har kunnat läsas in i Skola24. Felen behöver åtgärdas i elevregistret och de rättade uppgifterna kan sedan läsas in vid nästa import. Varningar är inte hindrande, men behöver kontrolleras och eventuellt åtgärdas.

• Vanliga typer av varningar och fel är följande:
  • Två grupper har samma namn (ID) på en skola under samma läsår. En av grupperna behöver få namnet ändrat i elevregistret.
  • En klass och en grupp har samma namn (ID) på en skola under samma läsår. Gruppen eller klassen behöver få namnet ändrat i elevregistret.
  • Två lärare har samma signatur på en skola inom samma läsår. En av lärarna behöver få signaturen ändrad i elevregistret.
  • Lärare saknar signatur på den aktuella skolan och har fått en temporär signatur i Skola24. Signatur för läraren behöver läggas till i elevregistret.

2.3 Status för importerad information

Vid den första importen sker en matchning mellan befintliga data i Skola24 och inlästa data från elevregistret. Om Personnummer och andra ID stämmer överens kopplas data ihop och elevregistret blir ägare till data. I samband med matchningen kan tre utfall uppstå gällande status för informationen i Skola24. 

• Verifierad betyder att en post har matchats korrekt. Poster som inte verifieras kan fortsatt ändras i Skola24, men har i de flesta fall en begränsad användbarhet och skickas inte vidare till andra system.
• Arkiverad betyder att en post har varit aktiv tidigare, alternativt verifierats för en annan roll eller skola om det gäller en person, men kommer nu inte in som aktiv under läsåret eller har passerat slutdatum för giltighet.
• Borttagen betyder att en post saknas i den information som kommer från elevregistret för det aktuella verksamhetsåret, alternativt har passerat slutdatum för giltighet.