Första synken till publicering

 

Aktivera automatisk integration

När den automatiska integrationen aktiveras i schemat kommer data att läsas in från elevregistret via databasen i Skola24. Befintliga uppgifter i schemat kommer att verifieras och matchas med inkommande data. Öppna schemat och aktivera integrationen på följande sätt:

• Välj Inställningar – Anpassa - Nationella alternativ, fliken Personnummer. Kontrollera att ”Sverige” är valt som format och att tom inmatning inte tillåts för lärare.
• Välj Arkiv – Schema låst.
• Välj Verktyg – Integration Grunddata.
• Välj Arkiv – Import - Uppdatera grunddata, eller vänta till importen startas automatiskt. Uppgifter läses nu in utifrån de data som finns i Skola24 efter integrationen.

1 - Felmeddelande om läsår

Felmeddelande om att läsåret är felaktigt kan eventuellt visas när integrationen aktiveras. Schemat måste ha en kalender som börjar med juli och slutar med juni nästa år. Datum för skoldagar måste finnas inlagda i läsåret. 

• Välj Inställningar – Generellt – Läsår och ändra till startmånad juli.
• Kontrollera att de bokade dagarna i läsåret är rätt.
• Välj sedan Arkiv – Uppdatera grunddata.
  
  

2 - Lektioner med "Felmarkering (systemsatt)"

Vid importen kommer elever att läsas in i klasser och grupper. I samband med detta kan en elev få fel i sitt schema om den ingår i två grupper som har lektion samtidigt, eller om något annat villkor inte är uppfyllt. Vid importen visas en dialogruta som upplyser om att fel har uppstått. Felen kan läsas i Rapport – Felmarkering (systemsatt). 

Felen behöver åtgärdas, eftersom felkontrollen sätts ur spel för berörda lektioner. Om orsaken till felet tydligt framgår i rapporten kan felet behöva rättas i elevregistret genom att elevens placering uppdateras. I vissa fall kan en lektion behöva flyttas för att elevens schema ska fungera.

Om det är bråttom att få schemat publicerat kan ”Felmarkering (systemsatt)” ersättas med markering av ”Ignorera alla villkor” eller en annan markering på fliken Undantag i lektionsformuläret.

 

3 - Lärares giltighet

Vid importen kommer källsystemet att bli ägare av personuppgifter för alla som har rollen Lärare. Ta fram Tabell - Lärare och se till att kolumnerna Startdatum och Slutdatum är synliga. Kontrollera de uppgifter som har lästs in. 

Om en befintlig lärare i schemat inte kan matchas mot en person i källsystemet kommer läraren att markeras som inte verifierad. En lärare som inte är verifierad, och inte heller används i schemat, kan tas bort i Tabell - Lärare.

Lärare som ska användas på lektioner måste i källsystemet få en roll som "översätts" till rollen Lärare i Skola24. Vid publicering av schemat kommer lektioner med overifierade lärare att exporteras utan dessa lärare. Även lektioner utanför en lärares giltighetstid exporteras utan lärare.

• Blåmarkerade lärare är inte verifierade, vilket betyder att de är registrerade i schemat och att de aldrig kommit via importen. Lektioner med dessa lärare kommer att exporteras utan dessa lärare.
• Gulmarkerade lärare är arkiverade. Lektioner med dessa lärare exporteras utan dessa lärare.
• Lektioner utanför en lärares giltighetstid kommer att exporteras utan denna lärare.
• Rödmarkerade rader betyder att läraren har kommit in via integrationen vid något tillfälle, men inte i schemats verksamhetsår. Dessa lärare måste tas bort för att publicering av schemat ska vara möjlig.
  
  

4 - Hantering av borttagna poster

Uppgifter som finns i schemat men inte finns med vid importen från elevregistret kommer att markeras som borttagna i schemat. Dessa rader får röd färg i tabellerna. Kolumnen ”Borttagen” visar värdet 1 för rader som inte har kommit in vid importen. Borttagna  poster kan finnas i följande tabeller.

• Lärare
• Klass / Grupp
• Elev

Rödmarkerade rader behöver åtgärdas innan publicering kan ske. Alternativen är att antingen ta bort raderna i schemat eller se till att de läggs till i elevregistret. Om de inte används i schemat kan de tas bort. I vissa fall finns koppling till lektion eller tjänstefördelning som hindrar borttagning. Sådana kopplingar måste tas bort innan en grupp eller lärare kan tas bort.

För overifierade klasser finns möjlighet att göra om klassen till en grupp. Högerklicka och välj alternativet ”Omvandla klass till grupp”. Om denna funktion används för en klass där elever ingår (och fortsatt ska ingå i gruppen) behöver denna åtgärd utföras efter omvandlingen: "Välj Arkiv - Registervård - Reparera schema". Då flyttas elevens inaktuella klasskoppling till gruppen.

5 - Ange en standardskolform

För att eventuella exporterade aktiviteter alltid ska vara kopplade till skolform, är det praktiskt att ange en skolform som används som standardvärde om skolform saknas. Det kan handla om att lektioner eller tjänstefördelningsrader med en egengjord grupp som saknar skolform, eller att grupp saknas helt och hållet.

• Välj Inställningar – Generellt – Standardvärde.
• Under Skolform: Ange den skolform som lektioner och tjänstefördelningsposter ska kopplas till om de saknar koppling till skolform.

6 - Publicera schemat

När importerade data har kontrollerats i schemat är det dags att publicera.

1. Välj Arkiv – Publicera aktuellt schema.
2. En extra uppdatering av grunddata görs för att säkerställa att aktuell information finns inläst.
3. Data kontrolleras och något av följande sker:
   • Schemat är korrekt och publicering kan genomföras.
   • Schemat kan publiceras, men det finns varningar, exempelvis lektioner som publiceras utan lärare.
   • Schemat innehåller fel som stoppar publicering.

Se vidare ”Stöd i användande” för utförlig information om fel och hur de kan åtgärdas.